传真合同是否有效？

特邀嘉宾:

张士举律师，研究生、法学硕士，现任中国高级经营师特邀讲师、浙江省企业创业创新法律顾问、省企联特邀高级讲师、宁波市律协金融法专业委员会主任，宁波市企业家联合会特聘法律顾问、宁波市文具行业协会常年法律顾问、汽车零部件行业、机床设备行业、服装行业、医药行业、厨卫产业等常年顾问及多家大型企业常年法律顾问。张士举律师兼任《浙商》等杂志特邀撰稿人、《公司风险预报》主编，已在国家级及省级刊物公开发表代表作品30多篇。

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传真合同是否有效？

                                张士举 律师  法学硕士

    案情摘要：
    2008年3月，江苏某造船厂（简称甲方）向山东某钢材厂（简称乙方）定购一批钢材，价值3000万元。约定交货时间为2008年10月30日，逾期交货则支付合同标的额15%的违约金。乙方未能按时交货，甲方随即向被告所在地法院提起诉讼，要求支付违约金450万元。

    甲乙双方并没有订立正式书面合同，而是采取先由甲方在合同上盖章后传真到乙方，乙方盖章后再回传甲方的形式订立合同。甲方的举证材料中只有乙方签章的合同传真件，并无其他书面材料支持自己的仲裁请求，乙方对双方的合同关系则不予承认。
    对甲方的仲裁请求是否应予以支持，合议庭意见分歧较大。最后，由于甲方未能提供关于双方合同履行情况的其他证据，合议庭以甲方提供证据不足以证明合同关系存在为由，否决了其诉讼请求。

    律师点评：

根据我国《合同法》规定，签订合同可以用电传、传真、电子数据交换和电子邮件等可以有形地表现所载内容的形式来订立合同。因此，以快速、便捷的传真来签订合同，法律也予以承认和保护。实际商业操作中，企业间也大量采用。然而，实务中以传真形式订立合同时证据收集与提供有一定困难，有关部门在予以认定时也多有分歧，合法利益难以有效救济。

现行民事诉讼法规定，当事人的证据需具有真实性、合法性、关联性；提供书证的，还应当提供该书证的原件。也就是说，法院在审查传真合同是否有效时要考虑：传真件是不是原件；传真件是否是传真方所发出，接收方是否收到了传真；传真件有无伪造、变造情形；是否有其他相关证据佐证用于补强传真件等。

如果只有唯一的传真件而没有其他证据予以证明，则该传真件的证据效力有限。结果很有可能就如案例所述，传真合同会被法院以举证不能或证据不充分为由而否定其效力。

为了降低上述法律风险，也为了避免不必要的合同纠纷，各个企业在以传真形式订立合同时必须注意以下几点：
    1、传真合同应与前期书面合同结合适用，减少不确定性风险

订立书面合同之时，可将传真合同订立的情况及生效条件也作出约定，以明确双方权利义务，减少传真合同订立中的不确定性。

    2、重大、复杂业务，传真合同的适用要慎重

    对于标的较大、周期较长、情况复杂的业务，最好当面签订书面合同。若实属客观不能，最好让对方盖章签订书面合同，再以快件方式送达接受方签署。

    3、养成良好证据意识，注意证据收集及保存

    传真订立合同过程中要注意收集相关的往来信函、电子邮件、电话录音等，保留好传真收发凭证，确保传真件上信息清晰无误。可要求对方在发出传真的最短时间内将传真件的原件寄交，以显示证据的同一性和完整性。传真件字迹及签章不得模糊不清。建立传真收发登记制度，严禁客户随意在公司传真机上发送传真。

4、紧急情况，也不忘证据补充

紧急情况下需以传真方式签订合同的，紧急情形消失后，当事人应及时就传真内容补签书面的确认书，或直接在原传真件上重新签名盖章，变传真件为真正的原件。
   
（作者单位：浙江甬建律师事务所）